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Mapeamento e modelagem de processos de negócio

Compreenda o estado atual antes de padronizar, redesenhar ou automatizar um processo.

O serviço captura e organiza as informações que explicam como o processo de negócio funciona. O escopo pode incluir objetivo, evento inicial, término, entradas, saídas, clientes internos ou externos, partes interessadas, executantes, atividades, decisões, regras de negócio, dados, sistemas, controles, exceções, transferências e medidas de desempenho.

O mapa, o diagrama ou o modelo é validado com especialistas na matéria e executantes do processo. A organização passa a dispor de uma referência comum para analisar o estado atual, definir responsabilidades, medir o desempenho e decidir se precisa melhorar, redesenhar, integrar, automatizar ou desenvolver um sistema.

Falar sobre um processo de negócio

O que é mapeamento de processos

No serviço da Insys, mapeamento de processos designa a captura, a organização e a validação das informações que descrevem o trabalho. As técnicas podem incluir observação direta, entrevistas, levantamento escrito, sessões estruturadas e análise de registros dos sistemas, conforme o contexto e a disponibilidade de evidências.

O mapeamento pode resultar em um diagrama ou mapa de processo. Esse artefato é adequado para delimitar o processo, apresentar seu fluxo de trabalho ou registrar uma visão inicial. Ele não deve ser confundido com um modelo formal quando não utiliza notação padronizada, relações definidas e precisão suficiente para análise, desenho ou execução.

O que é modelagem de processos

A modelagem de processos reúne as atividades necessárias para criar representações de um processo existente ou proposto. O modelo de processo mostra fluxos de trabalho, dependências, sequenciamento, eventos, decisões, dados e relações entre seus elementos, com o nível de detalhe definido pela finalidade do trabalho.

Um modelo formal utiliza convenções e uma notação padronizada, como BPMN 2.0, quando esse grau de precisão é necessário. O modelo pode apoiar comunicação, análise de desempenho, desenho do estado futuro, definição de controles, capacitação, simulação ou especificação de requisitos para sistemas.

Diferença entre mapeamento, modelagem, análise, desenho, medição e automação

Mapeamento de processos: Captura, organiza e valida as informações do processo e pode produzir um mapa ou diagrama adequado à comunicação e à delimitação inicial.
Modelagem de processos: Cria uma representação estruturada do processo, com convenções, relações e nível de detalhe compatíveis com o uso pretendido.
Análise de processos: Examina o estado atual, o contexto de negócio, as regras, o desempenho, o tempo de ciclo, as filas, os custos, os riscos, as variações, os controles e as oportunidades de melhoria.
Desenho de processos: Define o estado futuro, suas atividades, regras de negócio, papéis, responsabilidades, transferências, controles, tecnologia, métricas e requisitos de implementação.
Medição do desempenho de processos: Monitora de forma planejada a execução e os resultados. A medição quantifica dados; a métrica deriva uma relação quantitativa; o indicador apresenta uma medida ou métrica em relação a uma referência ou objetivo.
Automação de processos: Aplica tecnologia a atividades ou decisões selecionadas. A automação depende de processo, regras de negócio, dados, requisitos e critérios de aceitação suficientemente compreendidos. Ela não substitui a análise do estado atual nem o desenho do estado futuro.

Quando o serviço é indicado

O mapeamento, a modelagem ou a análise de processos podem ser indicados quando:

· áreas diferentes descrevem o mesmo processo de maneiras incompatíveis
· atividades dependem de conhecimento mantido apenas por algumas pessoas
· formulários, planilhas, mensagens e sistemas registram partes desconectadas do trabalho
· existem filas, tempo de ciclo elevado, aprovações repetidas, redigitação, devoluções ou retrabalho
· papéis, responsabilidades ou regras de negócio não estão definidos
· a organização precisa documentar controles, evidências de execução ou requisitos de conformidade
· o crescimento exige padronização entre equipes, unidades ou localidades
· um sistema ou uma automação está sendo considerado sem requisitos e critérios de aceitação claros
· a organização precisa integrar sistemas que participam do mesmo processo ponta a ponta
· a gestão pretende desenhar um estado futuro, mas ainda não possui uma compreensão validada do estado atual
· o processo já funciona, mas precisa de métricas, indicadores, monitoramento e melhoria contínua

Como o trabalho é realizado

Definição do escopo e do resultado pretendido

Definimos a necessidade de negócio, o resultado pretendido, os limites do processo, as partes interessadas, as restrições, os riscos e o uso previsto para os entregáveis.

Captura de informações do processo

Reunimos documentos, formulários, normas, relatórios e registros disponíveis. Conforme o contexto, utilizamos observação direta, entrevistas, levantamento escrito, sessões estruturadas ou análise de registros dos sistemas.

Mapeamento e modelagem do estado atual

Organizamos as informações em mapa, diagrama ou modelo que mostre atividades, decisões, regras de negócio, papéis, responsabilidades, dados, sistemas, controles, exceções e transferências.

Validação

Partes interessadas, especialistas na matéria e executantes revisam o conteúdo para corrigir divergências, completar lacunas e confirmar que a representação corresponde ao trabalho executado.

Análise de processos

Examinamos desempenho, tempo de ciclo, filas, retrabalho, variações, custos, riscos, fragilidades de controle e uso da tecnologia. A análise registra as evidências disponíveis e as consequências observadas no processo.

Desenho do estado futuro e desenvolvimento das iniciativas

Quando incluídos no escopo, modelamos o estado futuro, definimos métricas e indicadores, especificamos requisitos e organizamos as iniciativas de implementação conforme dependências, riscos e resultado pretendido.

A abordagem, os métodos e os artefatos são adaptados ao contexto. Nem todo projeto utiliza todas as técnicas nem produz os mesmos entregáveis.

Entregáveis do escopo básico

1. Definição do escopo e do contexto do processo

Documento com necessidade de negócio e resultado pretendido, evento inicial e término, entradas e saídas, clientes internos ou externos, partes interessadas e executantes, sistemas, documentos e dados principais, restrições e riscos conhecidos.

2. Mapa, diagrama ou modelo do estado atual

Representação validada, produzida com o nível de detalhe e a notação acordados para a finalidade do trabalho.

3. Documentação do processo

Atividades e decisões, regras de negócio, papéis e responsabilidades, dados e documentos, sistemas utilizados, controles, exceções e variações, transferências entre áreas, medidas/métricas/indicadores existentes e riscos identificados, quando aplicáveis.

4. Relatório de análise de processos

Registro dos problemas e oportunidades identificados, com indicação do ponto do processo, evidência disponível e consequência para desempenho, risco, custo, tempo de ciclo ou qualidade.

5. Versão validada

Conjunto consolidado de artefatos após a revisão das partes interessadas, dos especialistas na matéria e dos executantes do processo.

6. Iniciativas de melhoria priorizadas

Propostas organizadas por resultado pretendido, dependência, risco, esforço e impacto esperado — padronização, redefinição de papéis, redesenho, integração de sistemas, automação de processos, capacitação ou desenvolvimento de software.

Forma de entrega: os documentos finais são fornecidos em formato de consulta. Modelos editáveis, repositório de processos, convenções de modelagem e governança do repositório devem constar expressamente da proposta comercial.

Entregáveis adicionais

· modelo do estado futuro
· matriz de papéis e responsabilidades
· catálogo de regras de negócio
· plano de medição do desempenho, com medidas, métricas, indicadores e metas
· requisitos funcionais, requisitos não funcionais e critérios de aceitação
· Product Backlog priorizado, quando uma abordagem adaptativa com Scrum for adotada
· plano de integração de sistemas
· plano de implementação
· repositório de processos e regras de governança
· convenções de modelagem
· plano de capacitação
· plano de monitoramento e controle
· plano de realização de benefícios
· plano de melhoria contínua dos processos de negócio
· acompanhamento da implementação, da entrada em operação e da estabilização

O que a organização passa a responder

Ao final do trabalho, a organização deverá ter elementos para responder:

· qual resultado o processo de negócio deve produzir
· onde o processo começa e termina
· como o estado atual funciona
· quem exerce cada papel e responde por cada decisão
· quais regras de negócio, dados, sistemas e controles orientam o trabalho
· onde se formam filas, transferências, devoluções, retrabalho e risco
· quais medidas, métricas e indicadores permitem acompanhar o desempenho
· qual estado futuro é pretendido
· quais mudanças pertencem ao processo e quais dependem de tecnologia
· quais requisitos e critérios de aceitação uma automação ou aplicação deve cumprir

Perguntas frequentes

Mapeamento é a mesma coisa que fluxograma?

Não. O fluxograma é uma técnica de representação. O mapeamento reúne e valida as informações do processo e pode utilizar um fluxograma, outro diagrama ou um mapa. Um modelo formal possui notação, relações e precisão definidas e pode evoluir dentro de um repositório de processos.

É necessário mapear toda a empresa?

Não. O trabalho pode começar por um processo de negócio selecionado por impacto, risco, desempenho ou necessidade de integração. A abrangência deve corresponder à necessidade de negócio e ao resultado pretendido.

O serviço já inclui automação de processos?

Não necessariamente. A automação pode ser definida depois da análise ou contratada como iniciativa posterior. Em alguns casos, o resultado pretendido depende de regras de negócio, papéis, controles, padronização ou capacitação, e não de novo software.

O estado futuro está incluído?

O escopo básico documenta e analisa o estado atual. O desenho e o modelo do estado futuro devem constar da proposta quando a organização precisar definir uma nova forma de trabalho.

Qual notação será usada?

A notação depende do público e do uso do modelo. BPMN 2.0 pode ser adotada quando o processo exigir representação formal de eventos, atividades, decisões, mensagens e responsabilidades. Um mapa ou diagrama mais simples pode ser suficiente quando a finalidade for delimitação ou comunicação inicial.

Qual processo de negócio precisa ser mapeado, analisado ou continuamente melhorado?

Descreva o estado atual, o resultado pretendido e a decisão que a organização precisa tomar. Essas informações permitem definir o escopo, a profundidade da análise e os entregáveis necessários.

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